Von Planwertanpassungen über Kommentierung und Workflows bis hin zu Stammdatenpflege, Offline-Erfassung und Action Buttons direkt im Bericht: moderne BI-Anwendungen entwickeln sich immer stärker von reinen Reporting-Lösungen hin zu interaktiven Prozessplattformen.
In den letzten Monaten habe ich einige typische Einsatzszenarien mit Apparo Fast Edit vorbereitet, die sehr gut zeigen, dass moderne BI-Lösungen längst nicht mehr nur aus klassischen Reports bestehen. Viele Unternehmen möchten heute Prozesse direkt im Bericht ausführen, Kommentare erfassen oder Stammdaten pflegen – möglichst ohne zwischen mehreren Anwendungen wechseln zu müssen.
Die folgenden Beispiele zeigen typische Anwendungsfälle direkt im IBM Cognos Analytics Umfeld. Grundlage ist eine interne Beispielpräsentation mit verschiedenen Fast-Edit-Szenarien.
1. Planwerte direkt im Bericht anpassen
Das erste Beispiel zeigt einen der häufigsten Wünsche im BI-Umfeld: Planwerte direkt im Bericht bearbeiten. Statt Daten erst in Excel zu exportieren oder über externe Planungstools zu pflegen, können Werte unmittelbar in einer Tabelle geändert werden.
Besonders interessant ist dabei die direkte Aktualisierung der Visualisierung. Sobald ein Wert gespeichert wird, ändern sich Diagramme, Kennzahlen und Prognosen sofort im Bericht.
Gerade bei Forecasts oder Budgetrunden spart das sehr viel Zeit und reduziert Medienbrüche erheblich.
2. Kommentare und Workflows direkt im Reporting
Ein weiteres sehr typisches Szenario sind Kommentare und Rückfragen direkt im Bericht. Auffällige Werte können markiert, kommentiert und an andere Benutzer weitergeleitet werden.
Dadurch entsteht ein kompletter Workflow direkt im BI-System. Controller, Fachbereiche und Management arbeiten dabei auf denselben Daten und sehen sofort den aktuellen Status.
Genau an dieser Stelle merkt man häufig den Unterschied zwischen einer kleinen Eigenentwicklung und einer spezialisierten Lösung. Ein einfaches Kommentarfeld lässt sich technisch relativ schnell bauen. Sobald aber Statuswechsel, Weiterleitungen, Historisierung oder Berechtigungen hinzukommen, steigt der Entwicklungsaufwand deutlich an.
3. Jahresplanung mit automatischer Verteilung
Die dritte Folie zeigt eine klassische Jahresplanung. Statt Monatswerte einzeln zu erfassen, wird zunächst nur ein Gesamtwert oder eine prozentuale Steigerung definiert.
Apparo Fast Edit verteilt die Werte anschließend automatisch auf die einzelnen Monate und berücksichtigt dabei historische Verteilungen oder saisonale Schwankungen.
Gerade im Vertrieb oder bei Umsatzplanungen ist das ein sehr praktischer Ansatz, weil Anwender deutlich schneller zu realistischen Planwerten kommen.
4. Stammdaten direkt aus dem Reporting pflegen
Viele BI-Projekte scheitern nicht an den Reports selbst, sondern an fehlenden oder unvollständigen Stammdaten. Genau dafür eignet sich Fast Edit ebenfalls sehr gut.
Im Beispiel werden Postleitzahlen Regionen zugeordnet oder Altersgruppen definiert. Diese zusätzlichen Klassifizierungen können anschließend sofort im Reporting verwendet werden.
Der Vorteil: Fachbereiche können solche Gruppierungen selbst pflegen, ohne jedes Mal ETL-Prozesse oder Datenmodelle anpassen zu müssen.
5. Berichte mit Texten und Bildern erweitern
Ein häufig unterschätztes Thema sind narrative Berichte. Viele Unternehmen möchten Reports nicht nur mit Zahlen, sondern auch mit Kommentaren, Erläuterungen oder Bildern ergänzen.
Die gezeigte Lösung erlaubt beispielsweise formatierte Texte, Screenshots oder Bilder direkt im Bericht. Besonders bei Management-Reports oder PDF-Ausgaben entsteht dadurch ein deutlich professionelleres Ergebnis.
Das BI-System wird damit nicht nur Analysewerkzeug, sondern gleichzeitig auch Kommunikationsplattform.
6. Offline-Erfassung über Excel und E-Mail
Nicht jeder Benutzer arbeitet permanent direkt im BI-System. Deshalb sind Offline-Szenarien in vielen Projekten weiterhin extrem wichtig.
In diesem Beispiel werden Daten zunächst offline in Excel erfasst und anschließend per E-Mail importiert. Fast Edit übernimmt dabei die Validierung und den automatischen Import in die Datenbank.
Gerade im Außendienst oder bei verteilten Organisationen ist das oft deutlich realistischer als eine reine Online-Lösung.
7. Aktionen direkt aus dem Bericht ausführen
Die letzte Folie zeigt einen besonders spannenden Bereich: Action Business Cases.
Hier werden aus dem Bericht heraus direkt Aktionen gestartet – beispielsweise ETL-Prozesse, Datenvalidierungen, Report-Aktualisierungen oder externe Programme.
Dadurch entwickelt sich ein klassischer Report zunehmend zu einer Prozessoberfläche. Anwender müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Tools wechseln, sondern können Aktionen direkt dort ausführen, wo die Analyse stattfindet.
Genau diese Kombination aus Reporting, Datenerfassung, Workflow und Prozesssteuerung wird in modernen BI-Projekten immer wichtiger.
Die Beispiele zeigen sehr gut, dass moderne BI-Lösungen heute weit über klassische Dashboards hinausgehen. Reporting, Datenerfassung, Kommentierung, Workflow und Prozesssteuerung wachsen zunehmend zusammen.
Und genau deshalb reicht für viele Szenarien ein einfacher „Writeback-Hack“ irgendwann nicht mehr aus. Sobald Prozesse, Berechtigungen, Workflows oder größere Datenerfassungen ins Spiel kommen, wird eine spezialisierte Lösung langfristig oft deutlich sinnvoller und wartbarer.
